Dalam operasi bisnis, teknologi merupakan salah satu dari berbagai hal yang memiliki pengaruh besar. Peran teknologi dalam bisnis salah satunya adalah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi, baik komunikasi internal maupun eksternal, yaitu dengan pelanggan. Teknologi yang membantu bisnis untuk menjaga efektivitas komunikasi tanpa perlu tatap muka merupakan hal yang perlu dimiliki seiring dengan penerapan ruang kerja digital, agar semua karyawan bisa berada pada halaman yang sama tanpa memandang lokasi. Maka dari itu, Unified Communication hadir sebagai solusi yang akan mengatasi tantangan ini. 

Namun, apakah Anda tahu apa itu Unified Communication? Mari simak artikel di bawah ini untuk mencari tahu jawabannya! 

Apa Itu Unified Communication?

Unified communication adalah istilah umum untuk integrasi beberapa alat komunikasi di perusahaan, seperti panggilan suara, konferensi video, instant messaging, presence, berbagai konten, dan lain sebagainya, ke dalam satu interface yang disederhanakan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan pengalaman pengguna (UX) dan produktivitas. Teknologi komunikasi yang terpadu mendukung kemampuan pengguna untuk beralih secara mulus dari satu mode komunikasi ke mode lainnya dalam satu sesi, baik di komputer, laptop, tablet, atau smartphone. 

Bagaimana Cara Kerja Unified Communication?

Unified Communication biasanya didukung oleh satu atau beberapa sistem manajemen back-end, seringkali disebut sebagai platform UC, yang memfasilitasi integrasi antar layanan serta client front-end yang menyediakan akses. Unified Communication system dan komponennya dapat digunakan on premise, di cloud publik atau pribadi, atau sebagai kombinasi dari ketiganya. Proyek open source yang disebut WebRTC memungkinkan RTC disematkan ke browser web, yang memberikan pengguna opsi untuk mengakses layanan melalui Google Chrome, misalnya, dibandingkan harus mengunduh aplikasi. 

Apa Saja 3 Komponen Utama Unified Communications?

Unified communications memadukan pesan dan panggilan berbasis internet ke dalam platform komunikasi lengkap yang beroperasi di bawah satu interface dan dalam satu software. UC bertujuan untuk mengintegrasikan berbagai bentuk komunikasi dan memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dengan lebih efisien. Berikut adalah komponen utama dari sistem UC yang kompleks: 

Voice Calling

Komponen ini termasuk fitur standar seperti transfer pesan suara, penangguhan panggilan, panggilan tiga arah, dan lainnya. Banyak perusahaan yang mulai beralih dari jaringan telepon kabel tradisional ke solusi berbasis internet yang disebut Voice over Internet Protocol (VoIP). Solusi ini lebih murah dibandingkan layanan telepon tradisional namun tetap memberi karyawan akses ke fitur yang sama. Jaringan VoIP bisa menggunakan koneksi ethernet di lokasi atau dapat beroperasi sepenuhnya di cloud sebagai Cloud Calling. 

Messaging

Instant atau direct message adalah jenis komunikasi asinkron yang paling populer, yang memungkinkan teks ditransfer dengan cepat melalui aplikasi obrolan. Email perusahaan dan sistem direct message telah digunakan selama bertahun-tahun, tetapi jika digabungkan melalui UC, karyawan akan lebih mudah mengakses email perusahaan mereka dari berbagai lokasi asalkan memiliki layanan internet. Selain itu, aplikasi perpesanan dan obrolan membantu mendorong komunikasi yang lebih efisien saat karyawan tidak bisa berbicara secara langsung. 

Web Conferencing

Konferensi web sangat penting untuk meeting kelompok besar maupun kecil, dan komponen sistem UC ini menawarkan telekonferensi dan visibilitas bagan, diagram, dan informasi visual lainnya kepada partisipan secara real time. Hal ini juga memungkinkan presenter untuk berbagi layar komputer mereka dengan grup. Tidak hanya itu, sebagian besar platform konferensi web, memungkinkan partisipan untuk menggunakan ruang obrolan untuk mengirimkan pertanyaan ke grup atau pesan secara pribadi kepada setiap partisipan selama konferensi. 

Mengapa Bisnis Harus Memilih Unified Communications Solution?

Sebagian besar bisnis menganggap telepon sebagai alat komunikasi penting, namun seiring berjalannya waktu Anda mungkin akan menemukan semakin beberapa situasi dimana bentuk komunikasi lain lebih efisien dan mudah dikelola. Dalam banyak situasi, panggilan telepon tidak selalu menjadi pilihan terbaik. Maka dari itu, sistem UC yang lebih modern hadir membawa berbagai manfaat untuk bisnis, diantaranya adalah: 

Meningkatkan Proses yang Sudah Ada

UC adalah keputusan strategis yang dapat mengatasi masalah komunikasi dengan cara baru, yaitu dengan menghadirkan platform integrasi yang menjadikan semua aplikasi bisa digunakan dalam lingkungan yang terpadu. Alat UC memungkinkan perusahaan menggunakan alat komunikasi secara bersama dan bergantian, membuat sesi multichannel sehingga karyawan dapat berkolaborasi dengan lebih efektif. Unified Communication vendor memberikan UX yang konsisten, memungkinkan karyawan bekerja dengan cara yang sama, terlepas dari lokasi, OS, atau jaringan yang digunakan. 

Meningkatkan Produktivitas Karyawan

UC memiliki pengaruh besar dalam aspek ini karena semua karyawan menggunakan aplikasi komunikasi. Presence merupakan alat penting dalam komunikasi internal karena memungkinkan karyawan untuk melihat status rekan kerja secara real time. Status dapat mencakup informasi seperti lokasi mereka, apakah mereka sedang menelepon, atau apakah mereka bisa berkomunikasi pada waktu tertentu. Komunikasi terpadu menguntungkan karyawan dengan memberdayakan mereka untuk bekerja secara efektif dari kantor atau jarak jauh.

Membina Kerjasama Tim

Karyawan tidak selalu bekerja secara sendirian, terkadang mereka bekerja dalam tim dan kebutuhan akan komunikasi yang efektif sangatlah penting. Aplikasi obrolan tim dan berbagi file memungkinkan karyawan untuk berkomunikasi secara efektif antar tim di lokasi dan zona waktu yang berbeda.  Komunikasi terpadu menguntungkan bisnis dengan memberikan pengalaman end user lintas platform yang konsisten, di mana setiap orang menggunakan aplikasi yang sama di desktop, laptop, dan perangkat seluler mereka, yang memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dengan mudah secara real time dimanapun. 

Mengurangi Biaya

Bisnis menghabiskan banyak uang untuk berbagai layanan konferensi, dan ROI sering kali mengecewakan karena tingginya biaya dan UX yang buruk. Menyebarkan satu platform untuk komunikasi  memungkinkan bisnis untuk mengkonsolidasikan beberapa layanan yang telah disebarkan IT, dan mengurangi biaya subscription yang berkelanjutan. Platform UC yang berkelas akan menyediakan konferensi video HD, yang memungkinkan perusahaan mengganti rapat tatap muka dengan virtual. Meskipun tidak secara langsung mempengaruhi anggaran IT, tetapi hal ini mengurangi biaya perjalanan dan pengeluaran terkait untuk perusahaan. 

Strategi Memilih Solusi Unified Communication untuk Bisnis

Membangun strategi untuk Unified Communication mengharuskan perusahaan untuk mempertimbangkan bagaimana karyawan ingin berkomunikasi satu sama lain maupun dengan mitra eksternal. Perusahaan harus memastikan bahwa alur kerja yang disukai adalah pertimbangan utama saat menyusun rencana untuk UC, mengintegrasikan suara, video, obrolan, dan pesan untuk pengalaman pengguna yang memuaskan. 

Mengevaluasi Kebutuhan UC

Kebutuhan UC dari penggunaan tingkat departemen hingga penggunaan secara penuh di seluruh perusahaan. IT harus dilibatkan dalam semua proyek UC sejak awal, karena mereka cenderung tumbuh dengan cepat setelah karyawan terbiasa dengan alat dan berusaha mengembangkannya ke luar tim. Perpindahan antara pekerjaan jarak jauh dan kantor pusat mempengaruhi perhitungan biaya UC karena biaya langganan dan titik akhir adalah area penting untuk evaluasi UC. 

Mengidentifikasi Potensi Tantangan

Saat perusahaan mulai membuat kasus penggunaan untuk UC, mereka juga harus memikirkan tantangan yang ada. Misalnya, apakah ada alasan bagus untuk mempertahankan sistem telepon yang ada, dan apakah hal itu akan mengurangi penghematan biaya yang ditawarkan UC? Selain itu, apakah staf cukup terampil untuk mengelola penerapan UC, atau apakah bantuan eksternal diperlukan? Pertimbangan lainnya adalah lingkungan yang akan digunakan UC dalam hal aplikasi, perangkat, serta konektivitas. Perusahaan harus mengidentifikasi berbagai tantangan dan mempelajarinya dengan seksama sebelum melakukan migrasi ke UC.

Memilih Antara Produk UC On Premise atau As a Service 

Salah satu keputusan penting yang akan dibuat perusahaan terkait UC adalah apakah akan menerapkannya sebagai on premise atau di cloud sebagai layanan (as a service). Namun, menggunakan pendekatan hardware tradisional untuk membandingkan total biaya kepemilikan akan menjadi kesalahan, karena UC dianggap Capex sementara Unified Communication as a service dianggap Opex. Maka dari itu, melihat fitur yang diperlukan untuk perusahaan serta tingkat keahlian tim IT untuk menentukan UC on premise, Unified Communications cloud, atau hybrid merupakan pendekatan terbaik. 

Phintraco Technology Menyediakan Solusi Unified Communication Dengan Fitur Komprehensif

Phintraco Technology adalah bagian dari Phintraco Group dan merupakan perusahaan penyedia solusi dan layanan TI yang menawarkan solusi Unified Communication Avaya. Solusi Unified Communication Avaya mengintegrasikan suara, video dan data, memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dan berkolaborasi secara real time, dalam mode yang paling sesuai untuk setiap interaksi untuk menghilangkan inefisiensi dalam komunikasi, dan membuat karyawan lebih produktif serta responsif.

Fleksibel dan Skalabel 

Dengan solusi Unified Communication, Anda dapat menggunakan berbagai fitur yang tersedia sesuai dengan kebutuhan seiring akselerasi bisnis Anda. Anda dapat membeli apa yang dibutuhkan, dan menambahkan fungsionalitas baru saat Anda siap. Solusi ini mendukung dua hingga ribuan pengguna di satu atau beberapa lokasi.

Platform Komunikasi Terpadu

Unified artinya terpadu, sehingga solusi ini menciptakan pengalaman interaksi yang mulus untuk karyawan dan pelanggan, terlepas dari lokasi, perangkat, atau aplikasi mereka. Setiap pengguna dapat memiliki telepon, pesan instan, video, dan saluran komunikasi lainnya dalam satu platform yang fleksibel.

Aman dan Dapat Diandalkan

Dengan menggunakan solusi Unified Communication ini, setiap pengguna dapat berkomunikasi dengan mudah dan aman tanpa kesulitan.

Mobilitas Tinggi

Setiap karyawan hanya memiliki satu nomor yang digunakan pelanggan untuk menghubungi mereka di lokasi mana pun, di perangkat apa pun. Memberikan staf remote dan mobile kemampuan yang sama dari berbagai perangkat. 

Integrasi Aplikasi Bisnis

Jika perusahaan Anda menggunakan solusi Unified Communication kami, Anda dapat menyederhanakan kemampuan UC langsung ke aplikasi berbasis cloud yang sudah Anda gunakan seperti Google Apps, Office 365, Skype untuk bisnis, Lync, Salesforce, dan lainnya.

Ruang Rapat Tim

Solusi Unified Communication hadir dengan ruang pertemuan dan kolaborasi tim berbasis cloud yang dapat diakses di mana saja oleh semua karyawan dan pelanggan untuk mengadakan pertemuan virtual yang mengintegrasikan suara, video, tugas dan berbagi konten, dan masih banyak lagi.

Hubungi marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut terkait solusi Unified Communication.