Komunikasi yang efisien dan efektif menjadi kunci utama kesuksesan sebuah perusahaan di era digital yang berkembang pesat. Ditambah lagi kondisi pasca pandemi membuat banyak perusahaan mulai menerapkan sistem kerja WFH (Work From Home) atau WFA (Work From Anywhere). Komunikasi yang efisien antar divisi sangat diperlukan agar kolaborasi bisa berjalan dengan lancar di mana pun dan kapan pun. Solusi yang dapat digunakan perusahaan untuk menjawab tantangan tersebut adalah sistem UCaaS.

Berdasarkan survei Gartner pada tahun 2020, terdapat sekitar 82% responden dari perusahaan-perusahaan yang berniat untuk menerapkan remote working untuk sebagian waktu. Sementara itu, terdapat sekitar 47% responden yang berniat untuk menerapkan sistem remote working secara full time.

Lalu apa itu UCaaS, komponen, serta manfaatnya untuk perusahaan? Simak artikel berikut ini!

Apa itu UCaaS?

UCaaS adalah singkatan dari Unified Communication as a Service. Teknologi ini adalah sistem komunikasi terpadu yang dapat mendukung banyak sistem komunikasi yang biasa dilakukan oleh perusahaan.

UCaaS merupakan sistem komunikasi berbasis cloud yang dapat menawarkan fitur-fitur praktis dan lengkap serta dapat digunakan di mana saja.

Apa Saja Komponen dalam UCaaS?

Salah satu karakteristik UCaaS adalah memiliki banyak sistem komunikasi yang diintegrasikan ke dalam satu platform. Fitur-fitur dan komponen tersebutlah yang membuat UCaaS kini menjadi pilihan untuk meningkatkan efisiensi komunikasi bisnis. Berikut ini adalah komponen-komponen dalam UCaaS:

VoIP (Voice over Internet Protocol)

Voice over Internet Protocol adalah layanan yang mentransmisikan suara melalui protokol internet. Layanan ini sering juga disebut sebagai voice call. Transmisi suara lewat protokol internet ini memungkinkan panggilan suara yang jauh lebih jernih dan terjangkau.

Cara kerja layanan ini adalah dengan mengubah suara menjadi paket data yang dikirim melalui jaringan IP dengan teknologi packet-switching. Hal ini memungkinkan integrasi dengan aplikasi UCaaS lainnya menjadi lebih mudah.

Video Conferencing

Video Conferencing adalah layanan yang memungkinkan melakukan panggilan dalam bentuk video untuk pertemuan virtual. Selain pertemuan virtual, layanan ini juga mencakup fitur-fitur lain seperti share screen, catatan bersama, hingga polling.

Instant Messaging & Presence Technology

Instant Messaging adalah layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengirim dan bertukar pesan instan. Sementara itu, Presence Technology adalah layanan yang memberikan informasi tentang availability dan status pengguna.

Kedua layanan tersebut dapat membantu jalannya komunikasi antar pengguna sekaligus memudahkan pemantauan saat bekerja.

Unified Messaging

Unified Messaging adalah layanan yang mengintegrasikan berbagai jenis pesan, seperti suara, email, hingga faksimile ke dalam satu inbox yang dapat diakses dari berbagai perangkat. Dengan layanan ini, pengguna hanya perlu membuka satu inbox untuk segala jenis pesan yang masuk dari perangkat mana pun.

Web Conferencing

Web Conferencing adalah layanan yang memungkinkan pengguna untuk melakukan pertemuan dan kolaborasi. Kolaborasi tersebut dilakukan melalui web dan di dalamnya sudah termasuk fitur video, audio, share screen, dan diskusi online.

Layanan ini lebih fokus pada fitur kolaborasi langsung melalui web browser. Hal ini memberikan pertemuan virtual yang lebih fleksibel tanpa bergantung pada software khusus.

Collaboration Tools

Collaboration Tools adalah layanan yang memungkinkan para pengguna berbagi dokumen, file, serta informasi lainnya. Layanan ini juga memungkinkan para pengguna untuk bisa bekerja sama dalam sebuah proyek, mengedit dokumen bersamaan, serta memberi feedback secara langsung. Selain itu terdapat juga fitur lain yang bisa diintegrasikan seperti pengaturan tugas dan kalender.

Mobile Integration

Mobile Integration memungkinkan pengguna untuk mengakses seluruh layanan dan fitur dalam UCaaS lewat perangkat seluler. Hal ini akan meningkatkan fleksibilitas dan produktivitas perusahaan, terutama untuk karyawan yang bekerja secara remote.

APIs (Application Programming Interfaces)

APIs atau Application Programming Interfaces adalah layanan yang memungkinkan pengguna mengintegrasikan UCaaS dengan aplikasi lain. Layanan ini membuat pengguna dapat melakukan kustomisasi dan integrasi dengan fitur yang dibutuhkan.

Apa Bedanya UCaaS dan VoIP?

Perbedaan utama antara UCaaS dan VoIP adalah lingkup layanan yang disediakan. Seperti yang telah dijabarkan pada bagian komponen, VoIP merupakan salah satu komponen atau layanan yang disediakan oleh UCaaS.

UCaaS mengintegrasikan komponen atau layanan-layanan komunikasi lain ke dalam satu platform terpadu, sementara VoIP adalah layanan transmisi suara yang tersedia di dalam UCaaS.

Apa Saja Manfaat UCaaS untuk Perusahaan?

UCaaS menawarkan berbagai macam layanan dan integrasi sistem komunikasi yang praktis. Perusahaan dapat menggunakan UCaaS untuk meningkatkan efisiensi komunikasi bisnis. Selain itu, UCaaS juga memiliki beberapa manfaat lain, yaitu:

Komunikasi Bisnis Lebih Efisien

Sistem komunikasi dan layanan-layanan yang terintegrasi ke dalam satu aplikasi akan membuat semua kegiatan kerja dan kolaborasi menjadi praktis dan efisien.

Menghemat Biaya Aplikasi

Perusahaan juga dapat menghemat biaya langganan atau maintenance aplikasi dalam jumlah banyak karena teknologi ini mengintegrasikan semua kebutuhan ke dalam satu platform.

Meningkatkan Fleksibilitas

Perusahaan yang menerapkan sistem remote working dapat menggunakan UCaaS agar komunikasi jarak jauh antar karyawan tetap berjalan dengan lancar.

Integrasi Aplikasi Lebih Mudah

Dengan APIs (Application Programming Interfaces), perusahaan bisa mengintegrasikan UCaaS dengan aplikasi bisnis lainnya seperti email, kalender, atau suite kantor.

Tingkatkan Efisiensi Komunikasi Perusahaan Anda dengan UCaaS

Anda dapat meningkatkan efisiensi komunikasi bisnis di perusahaan Anda dengan Unified Communication as a Service, terutama untuk sistem kerja remote. Pastikan Anda memilih partner dan provider yang terpercaya dan berpengalaman.

Phintraco Technology adalah salah satu anak perusahaan Phintraco Group yang bergerak di bidang infrastruktur IT dengan pengalaman tinggi. Phintraco Technology menawarkan solusi Unified Communications untuk perusahaan Anda.

Ingin tahu lebih lanjut tentang solusi Unified Communications dari Phintraco Technology? Hubungi marketing@phintraco.com.

Editor: Cardila Ladini