Mengoptimalkan kinerja tim merupakan hal penting untuk mencapai keberhasilan dan keunggulan kompetitif dalam bisnis. Salah satu solusi yang bisa menunjang kinerja tim adalah workforce management. Penerapan workforce management yang efektif dapat membantu mengoptimalkan kinerja tim, meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan mencapai tujuan bisnis dengan lebih baik. Seiring dengan penerapan WFM, penting untuk memberdayakan karyawan dan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung pertumbuhan dan inovasi.

Simak artikel di bawah ini untuk mengetahui pengertian workforce management dan beberapa informasi terkait!

Apa yang Dimaksud Dengan Workforce Management (WFM)?

Workforce management adalah serangkaian proses terintegrasi yang digunakan oleh perusahaan untuk mengoptimalkan produktivitas karyawan. WFM adalah proses yang melibatkan perkiraan kebutuhan tenaga kerja secara efektif, serta membuat dan mengelola jadwal karyawan untuk menyelesaikan tugas tertentu setiap hari dan setiap jam. WFM melibatkan berbagai kegiatan yang memiliki tujuan untuk mengelola karyawan dengan efisien, termasuk perencanaan, penjadwalan, pengelolaan absensi, pemantauan kinerja, penggajian, dan analisis data.

Bagaimana Cara Kerja Workforce Management?

Solusi workforce management menggunakan data historis dan machine learning untuk memprediksi kebutuhan karyawan di masa yang mendatang, kemudian membuat jadwal yang paling sesuai dengan model yang diperkirakan serta secara otomatis melacak waktu dan kehadiran karyawan. Serangkaian proses WFM melibatkan semua aktivitas yang bertujuan untuk membangun dan memelihara karyawan yang produktif, dan meningkatkan efektifitas serta produktifitas mereka. Beberapa aspek dari workforce management meliputi: pengumpulan data real-time, manajemen layanan lapangan (FSM), manajemen SDM (HRM).

Manfaat Penerapan WFM Dalam Perusahaan

Workforce management system memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan dan karena hal ini, perusahaan di beberapa sektor yang melibatkan tugas-tugas yang sangat sensitif terhadap waktu serta harus membayar karyawan setiap jam semakin banyak menggunakan software workforce management untuk meningkatkan produktivitas bisnis mereka secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa manfaat penerapan WFM dalam perusahaan, diantaranya adalah:

Meningkatkan Keuntungan dan Produktivitas

Dengan workforce management software, perusahaan akan diberikan wawasan yang lebih baik terkait keterlibatan, kehadiran, serta produktivitas karyawan. Sehingga memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan pelatihan, pembinaan, dan proses untuk kinerja yang maksimum. Selain itu, Anda harus memastikan bahwa orang yang sesuai diberi tugas yang tepat pada waktu yang tepat serta di tempat yang benar. Hal ini mengakibatkan profitabilitas dan produktivitas perusahaan akan meningkat.

Mengurangi Biaya

Tugas workforce management adalah menganalisis situasi saat ini dalam perusahaan. Hasilnya, Anda akan dapat memaksimalkan sumber daya, serta mengoptimalisasi biaya tenaga kerja, dan semuanya dilakukan tanpa menurunkan kualitas pekerjaan.

Menjaga Bisnis Beroperasi Penuh dan Legal.

WFM membantu perusahaan beroperasi penuh dan legal dengan tetap memahami undang-undang nasional, lokal, dan serikat pekerja yang berlaku di suatu negara. Selain itu, WFM meminimalisir risiko ketidakpatuhan yang lebih rendah di bawah undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku dalam suatu negara.

Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Mengimplementasikan WFM dalam perusahaan membantu karyawan memberikan layanan dengan pengetahuan yang membantu mereka untuk melakukan pekerjaan lebih cepat. Hal ini memiliki pengaruh besar dalam meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan cenderung lebih puas dengan layanan yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan mereka, sehingga dapat memperkuat loyalitas pelanggan serta membantu bisnis mencapai kesuksesan di masa depan.

Apa Saja Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Solusi WFM?

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk membantu perusahaan dalam memilih solusi work force management yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan bisa membantu meningkatkan efisiensi manajemen tenaga kerja serta keseluruhan kinerja bisnis. Beberapa hal yang perlu diperhatikan diantaranya adalah:

Kegunaan Sederhana

Hal pertama yang perlu dipertimbangkan dalam sistem workforce management adalah kegunaan, karena software digital yang terus berkembang seiring dengan perkembangan harapan konsumen. Sistem WFM harus sederhana dan menyenangkan untuk digunakan, karena akan dipakai oleh ratusan karyawan. Beberapa fitur dasar seperti notifikasi otomatis, alur kerja terintegrasi, serta pengelolaan tugas dari desktop hingga seluler harus mudah digunakan. Beberapa alat tambahan termasuk shift yang disimpan, drag-and-drop serta template yang disalin juga meningkatkan kegunaan, dan memberikan pengalaman yang mulus untuk semua karyawan.

Keamanan

Mempercayai sistem baru dengan data karyawan merupakan hal yang perlu diperhatikan bagi berbagai perusahaan, terlebih lagi jika berisi informasi rahasia atau keuangan. Oleh karena itu, sistem manajemen workforce management harus memiliki keamanan yang ketat. Carilah software yang memperhatikan keamanan dengan serius untuk melindungi berbagai informasi perusahaan, seperti autentikasi standar yang menyediakan sistem sign in tunggal memberikan keamanan yang ditingkatkan dan mengurangi pencurian kata sandi.

Manajemen Absensi

Penjadwalan pada workforce online dapat membuat tugas administratif manajemen absensi menjadi digital. Dibandingkan dengan formulir kertas dan proses manual yang memakan waktu, Anda bisa memanfaatkan alur kerja sederhana yang dapat diakses oleh semua anggota tim. Software WFM memungkinkan pengguna untuk melacak segala sesuatu mulai dari cuti sakit hingga cuti melahirkan. Manajer dapat menghapus proses duplikat, melihat dengan mudah, menyetujui, atau menolak request di berbagai lokasi karena data disimpan di satu tempat. Tim HR dapat menetapkan aturan maksimum dan batasan cuti untuk mencegah terlalu banyaknya karyawan yang cuti secara bersamaan.

Sistem yang Terintegrasi

Solusi workforce management yang dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang ada di perusahaan, seperti sistem manajemen SDM, platform komunikasi internal, atau sistem manajemen kehadiran, sehingga nantinya akan membutuhkan lebih sedikit waktu dan uang untuk diimplementasikan.  

Apa Software Workforce Management Terbaik untuk Contact Center?

Workforce management dibutuhkan oleh contact center  karena memberikan berbagai manfaat termasuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, maupun layanan. Untuk itu, contact center memerlukan software WFM terbaik. Salah satu anak perusahaan Phintraco Group, Phintraco Technology hadir menyediakan solusi WFM contact center dari Verint untuk perusahaan Anda dengan memberikan berbagai manfaat yang akan menunjang kesuksesan perusahaan dalam jangka panjang.

Memastikan Jadwal yang Tepat

Workforce Management Verint menyediakan alat yang Anda butuhkan agar organisasi Anda dapat mempertahankan fokusnya untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, serta dirancang untuk memenuhi permintaan pelanggan yang selalu berubah dalam lingkungan yang semakin kompleks.

Meningkatkan Pengalaman Pelanggan dan Karyawan

Verint Workforce Management membantu perusahaan Anda mencapai tujuannya, memberi alat yang Anda butuhkan untuk menyediakan agent dengan jadwal yang fleksibel dan pekerjaan yang berarti untuk meningkatkan retensi karyawan.

Memberikan Agent Fleksibilitas dan Keseimbangan

Baik di kantor atau dalam perjalanan, aplikasi seluler Verint Workforce Management memungkinkan agent dengan cepat membuat, dan mendapatkan persetujuan, perubahan jadwal, pertukaran shift, waktu istirahat, serta pengalihan tugas dan saluran.

Memanfaatkan Keunggulan Cloud

Hadirkan keuntungan penerapan cloud ke manajemen tenaga kerja Anda. Nikmati manfaat peningkatan tanpa rasa khawatir dan yakinlah bahwa Anda selalu menikmati pembaruan dan penyempurnaan terbaru.

Dapatkan Solusi WFM Terbaik di Phintraco Technology!

Maksimalkan penerapan solusi WFM dengan Phintraco Technology untuk mempermudah bisnis mengelola operasional karyawan setiap hari. Anak perusahaan Phintraco Group yang bergerak di bidang infrastruktur IT, Phintraco Technology, dapat memfasilitasi integrasi dan penyederhanaan proses operasional perusahaan Anda. Selain itu, solusi workforce management optimization Phintraco Technology menawarkan alat atau software berbasis kinerja untuk membantu pengelolaan berbagai divisi perusahaan.

Hubungi marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut terkait solusi workforce management.