Menjalankan sebuah bisnis bukanlah hal yang mudah, ada banyak aspek yang perlu diperhatikan, terutama komunikasi. Komunikasi merupakan salah satu bagian penting dalam perusahaan karena memiliki pengaruh yang besar pada kesuksesan dan efisiensi perusahaan. Untuk mendukung komunikasi bisnis yang efektif, video conference hadir menjadi solusi yang tepat. Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat, video conference menjadi sarana komunikasi yang sangat penting dalam berbagai aspek bisnis karena menghadirkan manfaat bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan lebih efektif. 

Simak artikel di bawah ini untuk mengetahui apa itu vicon dan informasi terkait lainnya!

Apa Itu Video Conference (VIDCON)?

Video conference adalah koneksi visual langsung antara dua atau lebih pihak dari jarak jauh melalui internet yang mensimulasikan pertemuan tatap muka. Video conference termasuk komunikasi penting karena menggabungkan orang-orang yang biasanya tidak dapat melakukan pertemuan tatap muka. Konferensi video yang sederhana menyediakan transmisi gambar statis dan teks antara dua lokasi. Sementara itu, aplikasi video conference yang paling canggih menyediakan transmisi gambar video gerak secara penuh dan audio berkualitas tinggi diantara beberapa lokasi. Teknologi ini memungkinkan partisipan untuk melihat dan mendengar satu dengan yang lainnya, memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang efektif, bahkan ketika mereka secara lokasi jauh dari satu sama lain. 

Bagaimana Cara Kerja Konferensi Video?

Cara kerja konferensi video dapat dibagi menjadi dua, yaitu kompresi dan transfer. Selama kompresi, kamera dan mikrofon menangkap input audiovisual (AV) analog. Data yang dikumpulkan berupa gelombang kontinyu frekuensi dan amplitudo, yang mewakili suara, warna, kecerahan, kedalaman, dan nuansa yang ditangkap. Setelah ditangkap, codec mengubah data menjadi paket digital, biasanya dengan kompresi untuk meminimalkan penggunaan bandwidth.  

Sementara itu, selama fase transfer, paket dikirim melalui jaringan, biasanya ke penyedia layanan cloud. Setelahnya, akan dikirimkan ke partisipan konferensi lainnya dan menggabungkan suara serta video dari beberapa partisipan. Setelah paket mencapai titik akhir, codec akan mengkompresi data dan mengubahnya kembali menjadi audio dan video analog. Hal ini memungkinkan layar penerima dan speaker untuk melihat serta mendengar data AV dengan benar. 

Apa Kelebihan Dari Aplikasi Konferensi Video?

Layanan konferensi video membawa banyak manfaat yang menjadikannya alat komunikasi yang berharga bagi individu dan bisnis. Untuk menjalankan bisnis tanpa gangguan, video conference sering digunakan oleh para profesional untuk tetap terhubung dengan kolega, mitra bisnis, dan pelanggan dimanapun mereka berada. Konferensi video hadir sebagai solusi baru bagi perusahaan untuk melakukan pertemuan tatap muka selama jarak fisik dan bekerja dari jarak jauh. Berikut adalah manfaat video conference system bagi perusahaan:

Menghemat Waktu dan Biaya

Penggunaan teknologi meningkatkan efisiensi bisnis, dan salah satu manfaatnya adalah menghemat waktu serta uang. Vicon artinya mengacu pada teknologi yang memberikan pengalaman kolaboratif ‘langsung’ tanpa biaya perjalanan untuk pelatihan, konferensi, rapat besar, dan pertemuan lainnya sehingga Anda dapat memfokuskan sumber daya berharga di tempat lain. Selain itu, teknologi ini memungkinkan Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menghadiri rapat dan lebih banyak waktu untuk berfokus pada pekerjaan yang lebih mendesak. 

Menghubungkan Kapan Saja dan Di mana Saja

Teknologi konferensi video memberi kemudahan bagi Anda agar tidak perlu lagi bepergian untuk melihat mitra bisnis, klien, atau pelanggan. Selain itu, penggunaan video conference juga menghadirkan koneksi yang lebih baik antar seluruh karyawan. Karyawan dapat memanfaatkan platform konferensi video untuk terhubung dengan cepat bersama tim mereka saat terjadi masalah. Karyawan dapat memperoleh manfaat dari kemampuan untuk terhubung secara mulus dengan tim mereka yang berada di zona waktu berbeda di luar jam kerja standar dengan nyaman kapanpun dan dimanapun. 

Meningkatkan Produktivitas

Dibandingkan dengan mengirim email dan mengharapkan jawaban segera, memanfaatkan video conference akan lebih baik jika tujuannya untuk meningkatkan produktivitas. Dalam rangka melanjutkan pekerjaan dengan cepat, Anda hanya perlu menggunakan konferensi video dan bisa menggunakan screen-share function. 

Memberikan Keunggulan Kompetitif

Ketika Anda mempertimbangkan gabungan semua manfaat ini, mudah untuk melihat bagaimana konferensi video menawarkan keunggulan kompetitif yang kuat untuk bisnis Anda. Dengan menghemat waktu dan uang, Memungkinkan orang untuk terhubung kapan saja, di mana saja, dan meeting yang lebih produktif, Anda dapat menyederhanakan banyak tugas dan meningkatkan kolaborasi pada saat yang bersamaan. Semua poin ini berarti bahwa konferensi video memberikan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan untuk bisnis Anda. 

Bagaimana Cara Membuat Video Conference yang Profesional untuk Perusahaan?

Bagi bisnis yang beroperasi dengan tenaga kerja jarak jauh atau hybrid, memiliki konferensi video yang terbaik merupakan tujuan penting. Konferensi video adalah salah satu cara paling efektif untuk menciptakan kembali jenis diskusi dan kolaborasi yang secara tradisional terjadi melalui pertemuan fisik di tempat kerja. Membuat video conference yang profesional bagi perusahaan memerlukan persiapan yang matang dalam beberapa aspek. Berikut adalah langkah-langkah untuk menciptakan video conference yang berkualitas dan memberikan kesan profesional:

Menggunakan Monitor yang Tepat 

Vicon adalah teknologi yang menggabungkan elemen audio dan visual secara bersamaan. Kunci dari hardware yang terkait dengan elemen visual adalah monitor Anda, sehingga penting untuk membuat pilihan yang tepat. Beberapa monitor dibuat khusus untuk video conference, dan monitor ini biasanya dilengkapi dengan webcam bawaan, speaker, serta mikrofon, sehingga dapat menghemat waktu dan tidak perlu membeli barang-barang tersebut secara terpisah. Berinvestasi dengan monitor yang tepat merupakan cara yang cukup aman untuk memastikan karyawan Anda memiliki kelengkapan berkualitas yang mereka butuhkan. 

Menyiapkan Internet yang Stabil

Saat ingin menggunakan video conference, pastikan koneksi internet yang digunakan stabil dan memiliki kecepatan yang cukup untuk memastikan konferensi berjalan tanpa gangguan. Internet yang stabil merupakan faktor penting untuk menciptakan pengalaman konferensi video yang sukses serta produktif. Tanpa kecepatan internet yang cukup, komunikasi akan terganggu dan kualitas video yang buruk bisa mengurangi manfaat dari konferensi video. 

Menentukan Jadwal dan Peserta 

Agar terlihat profesional, Anda perlu menetapkan agenda pertemuan dan daftar peserta yang akan diundang sebelum memulai video conference. Sesudahnya, pastikan bahwa semua peserta yang ikut mendapatkan undangan serta informasi yang jelas. Anda perlu memilih jadwal yang sesuai untuk konferensi, serta hindari waktu yang bertepatan dengan jadwal sibuk atau zona waktu yang berbeda agar peserta tidak kesulitan untuk bergabung. 

Melakukan Uji Coba

Sebelum melakukan video conference, ada baiknya Anda melakukan uji coba terhadap berbagai alat yang akan mendukung kegiatan konferensi nantinya. Hal ini merupakan langkah penting untuk memastikan bahwa video conference berjalan dengan lancar, efisien, serta sukses. Selain itu, dengan melakukan uji coba memungkinkan Anda untuk menghadapi masalah teknis sebelumnya, menyediakan pengalaman pengguna yang optimal, serta memastikan bahwa konferensi berjalan dengan sukses tanpa gangguan teknis. 

Dapatkan Solusi Konferensi Video Terbaik di Phintraco Technology

Saat ini, banyak sektor yang memanfaatkan software konferensi video untuk mengadakan rapat dan tetap berkomunikasi saat bekerja.  Memilih solusi konferensi yang ideal untuk perusahaan Anda merupakan hal penting, karena konferensi video masih tergolong teknologi yang relatif baru di Indonesia. Anda perlu mempertimbangkan platform yang sesuai sehingga tidak terjadi pemborosan biaya, dan  layanan konferensi video gratis mungkin tidak menyediakan fitur yang dibutuhkan bisnis Anda. Sebagai penyedia solusi dan layanan ICT, Phintraco Technology menawarkan aplikasi video konferensi terbaik dari Avaya yang bernama Avaya Spaces. Avaya Spaces adalah alat kolaborasi dan rapat tim berbasis cloud dengan berbagai fitur dalam satu aplikasi, seperti Persistent Cloud Spaces, Chat, Meet, Organize, dan lainnya, dalam aplikasi yang mudah digunakan yang dapat Anda akses dari perangkat apa pun. Avaya Spaces memberikan keseimbangan fitur yang tepat dalam kesederhanaan. 

Kolaborasi Berkelanjutan

Dengan Avaya Spaces, Anda dapat menggunakan meeting konferensi video dengan kualitas HD untuk menyatukan semua orang, berbagi, dan berkolaborasi “secara langsung” hanya dalam satu aplikasi. Fitur-fitur ini memudahkan Anda untuk mengatasi tantangan yang tidak terduga, bekerja dari rumah atau bekerja dari mana saja dengan kolaborasi berkelanjutan yang menyatukan tim “secara langsung”.

Multitasking

Dengan Avaya Spaces, Anda bisa mendapatkan notifikasi saat seseorang mengobrol atau memposting sesuatu di space Anda. Sehingga mudah untuk tetap berada di dalam proyek yang sedang berjalan cepat sambil tetap berhubungan dengan anggota tim kapan saja dan di mana saja.

Dashboard yang Mudah

Avaya Spaces memiliki dashboard yang lengkap dan mudah digunakan. Semua partisipan dapat membuka dashboard Avaya Spaces untuk melihat sekilas ruang proyek mereka, berbagi layar, merekam, mengunduh, pesan, tugas, dan lainnya. 

Jika Anda membutuhkan info lebih lanjut terkait solusi konferensi video, silahkan hubungi marketing@phintraco.com.