Komunikasi bisnis adalah aspek esensial dalam menentukan kelancaran operasional dan kegiatan usaha di perusahaan. Komunikasi bisnis yang baik dapat menyelaraskan visi misi para karyawan, menciptakan kolaborasi yang efektif, dan meningkatkan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

Lalu apa pengertian komunikasi bisnis? Apa saja tujuan, bentuk, manfaat, dan cara melakukan komunikasi bisnis dengan baik dan benar? Simak artikel berikut ini!

Apa yang Dimaksud dengan Komunikasi Bisnis?

Komunikasi bisnis pada umumnya diartikan sebagai pertukaran informasi antar bisnis atau individu dalam lingkungan perusahaan atau bisnis. Komunikasi dalam konteks ini mencakup menyampaikan pesan, bertukar ide dan pemahaman untuk mencapai tujuan bisnis.

Apa Tujuan Komunikasi Bisnis?

Tujuan utama dari komunikasi dalam ranah bisnis adalah membuat proses kerja dalam sebuah perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif. Contoh komunikasi yang biasa dilakukan antara lain adalah membagikan informasi baik dalam lingkup internal maupun eksternal.

Selain itu, komunikasi di perusahaaan juga dapat dilakukan secara persuasif dengan tujuan untuk meningkatkan penjualan atau menaikkan citra perusahaan. Karyawan dan petinggi perusahaan juga dapat berkomunikasi untuk memberikan motivasi, kritik, saran, serta rekomendasi terkait pekerjaan.

Apa Saja Bentuk Komunikasi Bisnis?

Terdapat berbagai bentuk dan jenis-jenis komunikasi bisnis yang biasa dilakukan dalam sebuah perusahaan. Berdasarkan jenis komunikasi yang digunakan, komunikasi bisnis dibagi menjadi komunikasi verbal, tertulis, dan nonverbal. Berikut adalah penjelasannya:

Komunikasi Verbal

Jenis komunikasi ini melibatkan pertukaran informasi melalui kata-kata lisan. Bentuk komunikasi ini biasanya terjadi dalam pertemuan tatap muka, presentasi, diskusi, atau online meeting.

Komunikasi Tertulis

Bentuk komunikasi ini melibatkan penggunaan tulisan untuk menyampaikan informasi. Hal ini dapat mencakup surat resmi, email, laporan, hingga dokumen bisnis.

Komunikasi Nonverbal

Bentuk komunikasi ini mencakup ekspresi wajah dan gerak tubuh. Elemen-elemen nonverbal ini dapat memberikan simbol atau sinyal kepada audiens atau penerima pesan.

Selain unsur-unsur di atas, komunikasi bisnis juga bisa dikelompokkan berdasarkan arah komunikasinya. Berikut adalah penjelasannya:

Komunikasi Ke Atas

Bentuk komunikasi ini terjadi ketika informasi disampaikan dari tingkat bawahan ke tingkat manajemen atau kepemimpinan. Contohnya adalah laporan kerja dan kebutuhan operasional.

Komunikasi Ke Bawah

Bentuk komunikasi ini terjadi ketika aliran informasi berasal dari manajemen atau pemimpin kepada anggota tim atau bawahan. Contohnya adalah instruksi, arahan, dan pengumuman kebijakan.

Komunikasi Lateral

Bentuk komunikasi ini terjadi antara individu atau divisi di tingkat yang sama (komunikasi horizontal) dalam organisasi perusahaan. Komunikasi ini dilakukan untuk koordinasi dan kolaborasi antar tim dan divisi.

Komunikasi Eksternal

Komunikasi ini melibatkan pihak di luar perusahaan, seperti pelanggan, mitra bisnis, atau masyarakat umum. Contohnya bisa dalam bentuk kampanye pemasaran, perjanjian kerja sama, dan hubungan media.

Apa Saja Manfaat Komunikasi Bisnis?

Proses komunikasi yang lancar merupakan aspek terpenting dalam kelancaran operasional perusahaan. Berikut ini adalah beberapa manfaat lain dari komunikasi yang efektif untuk perusahaan:

Operasional yang Lebih Efisien

Komunikasi yang efisien dapat meminimalisasi risiko kesalahpahaman dan memperjelas informasi yang ditukarkan. Hal ini akan bermanfaat dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan tugas.

Peningkatan Kinerja dan Produktivitas

Komunikasi yang baik antar tim dan individu dapat berkontribusi pada meningkatnya kinerja dan produktivitas karyawan. Karyawan dapat bekerja dengan lebih fokus dan terarah jika telah memahami tugas yang diberikan dengan jelas.

Membangun Kepercayaan dan Loyalitas

Komunikasi yang jelas dan transparan dapat membantu membangun kepercayaan di antara berbagai pihak dalam perusahaan. Kepercayaan yang kuat dari para karyawan, pihak manajemen, rekan bisnis, dan pelanggan dapat menghasilkan loyalitas yang tinggi dari berbagai pihak.

Bagaimana Cara Melakukan Komunikasi Bisnis yang Baik dan Benar?

Komunikasi yang baik merupakan salah satu elemen penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Untuk bisa meningkatkan produktivitas dan efisiensi, berikut ini adalah beberapa prinsip dalam komunikasi bisnis yang dapat diterapkan oleh perusahaan:

Berkomunikasi dengan Jelas dan Terbuka

Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang jelas dan terbuka. Kejelasan dan berkomunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan pilihan kata yang tidak ambigu serta selalu menyertakan konteks.

Selain itu, penting juga untuk mengetahui siapa lawan bicara atau audiens yang akan menerima pesan. Selain berkomunikasi dengan jelas, komunikasi yang terbuka dan disertai dengan gestur nonverbal yang positif juga penting untuk menghindari kesalahpahaman.

Aktif Mendengarkan dan Memperhatikan

Komunikasi adalah kegiatan dua arah, artinya penerima pesan juga harus mendengarkan dan menyimak informasi yang didapat. Sebagai lawan bicara, penting untuk bisa mencerna informasi yang didapat dan mengonfirmasi pemahaman agar tidak terjadi miskomunikasi.

Gunakan Teknologi yang Tepat

Di era digital, penggunaan teknologi dalam komunikasi di perusahaan telah menjadi pilihan utama. Penggunaan teknologi seperti UCaaS (Unified Communication as a Service) dan platform digital lainnya dapat memudahkan proses komunikasi antara berbagai pihak.

Teknologi juga dapat membantu berbagai keperluan perusahaan dalam berkomunikasi. UCaaS dapat memfasilitasi berbagai fitur seperti VoIP (Voice over Internet Protocol), video conference, web conference, personal messaging, hingga group chat.

Optimalkan Komunikasi Bisnis Perusahaan dengan Solusi dari Phintraco Technology

Sistem komunikasi terpadu atau unified communications merupakan solusi bagi perusahaan untuk mengoptimalkan efisiensi dan produktivitas perusahaan. Layanan UCaaS yang berbasis cloud dapat mempermudah dan membuat komunikasi dalam perusahaan berjalan dengan lancar.

Sebagai perusahaan yang memiliki spesialisasi di bidang infrastruktur IT, Phintraco Technology bisa menjadi pilihan untuk perusahaan Anda. Phintraco Technology menyediakan layanan unified communications serta berbagai solusi teknologi lainya yang telah terbukti selama lebih dari 20 tahun.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang layanan unified communications dari Phintraco Technology? Hubungi marketing@phintraco.com.

Editor: Cardila Ladini