Komunikasi Bisnis adalah Kunci Utama Produktivitas Perusahaan
Komunikasi bisnis adalah aspek esensial dalam menentukan kelancaran operasional dan kegiatan usaha di perusahaan. Komunikasi bisnis yang baik dapat menyelaraskan visi misi para karyawan, menciptakan kolaborasi yang efektif, dan meningkatkan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
Lalu apa pengertian komunikasi bisnis? Apa saja tujuan, bentuk, manfaat, dan cara melakukan komunikasi bisnis dengan baik dan benar? Simak artikel berikut ini!
Apa yang Dimaksud dengan Komunikasi Bisnis?
Komunikasi bisnis pada umumnya diartikan sebagai pertukaran informasi antar bisnis atau individu dalam lingkungan perusahaan atau bisnis. Komunikasi dalam konteks ini mencakup menyampaikan pesan, bertukar ide dan pemahaman untuk mencapai tujuan bisnis.
Apa Tujuan Komunikasi Bisnis?
Tujuan utama dari komunikasi dalam ranah bisnis adalah membuat proses kerja dalam sebuah perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif. Contoh komunikasi yang biasa dilakukan antara lain adalah membagikan informasi baik dalam lingkup internal maupun eksternal.
Selain itu, komunikasi di perusahaaan juga dapat dilakukan secara persuasif dengan tujuan untuk meningkatkan penjualan atau menaikkan citra perusahaan. Karyawan dan petinggi perusahaan juga dapat berkomunikasi untuk memberikan motivasi, kritik, saran, serta rekomendasi terkait pekerjaan.
Apa Saja Bentuk Komunikasi Bisnis?
Terdapat berbagai bentuk dan jenis-jenis komunikasi bisnis yang biasa dilakukan dalam sebuah perusahaan. Berdasarkan jenis komunikasi yang digunakan, komunikasi bisnis dibagi menjadi komunikasi verbal, tertulis, dan nonverbal. Berikut adalah penjelasannya:
Komunikasi Verbal
Jenis komunikasi ini melibatkan pertukaran informasi melalui kata-kata lisan. Bentuk komunikasi ini biasanya terjadi dalam pertemuan tatap muka, presentasi, diskusi, atau online meeting.
Komunikasi Tertulis
Bentuk komunikasi ini melibatkan penggunaan tulisan untuk menyampaikan informasi. Hal ini dapat mencakup surat resmi, email, laporan, hingga dokumen bisnis.
Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi ini mencakup ekspresi wajah dan gerak tubuh. Elemen-elemen nonverbal ini dapat memberikan simbol atau sinyal kepada audiens atau penerima pesan.
Selain unsur-unsur di atas, komunikasi bisnis juga bisa dikelompokkan berdasarkan arah komunikasinya. Berikut adalah penjelasannya:
Komunikasi Ke Atas
Bentuk komunikasi ini terjadi ketika informasi disampaikan dari tingkat bawahan ke tingkat manajemen atau kepemimpinan. Contohnya adalah laporan kerja dan kebutuhan operasional.
Komunikasi Ke Bawah
Bentuk komunikasi ini terjadi ketika aliran informasi berasal dari manajemen atau pemimpin kepada anggota tim atau bawahan. Contohnya adalah instruksi, arahan, dan pengumuman kebijakan.
Komunikasi Lateral
Bentuk komunikasi ini terjadi antara individu atau divisi di tingkat yang sama (komunikasi horizontal) dalam organisasi perusahaan. Komunikasi ini dilakukan untuk koordinasi dan kolaborasi antar tim dan divisi.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi ini melibatkan pihak di luar perusahaan, seperti pelanggan, mitra bisnis, atau masyarakat umum. Contohnya bisa dalam bentuk kampanye pemasaran, perjanjian kerja sama, dan hubungan media.
Apa Saja Manfaat Komunikasi Bisnis?
Proses komunikasi yang lancar merupakan aspek terpenting dalam kelancaran operasional perusahaan. Berikut ini adalah beberapa manfaat lain dari komunikasi yang efektif untuk perusahaan:
Operasional yang Lebih Efisien
Komunikasi yang efisien dapat meminimalisasi risiko kesalahpahaman dan memperjelas informasi yang ditukarkan. Hal ini akan bermanfaat dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan tugas.
Peningkatan Kinerja dan Produktivitas
Komunikasi yang baik antar tim dan individu dapat berkontribusi pada meningkatnya kinerja dan produktivitas karyawan. Karyawan dapat bekerja dengan lebih fokus dan terarah jika telah memahami tugas yang diberikan dengan jelas.
Membangun Kepercayaan dan Loyalitas
Komunikasi yang jelas dan transparan dapat membantu membangun kepercayaan di antara berbagai pihak dalam perusahaan. Kepercayaan yang kuat dari para karyawan, pihak manajemen, rekan bisnis, dan pelanggan dapat menghasilkan loyalitas yang tinggi dari berbagai pihak.
Bagaimana Cara Melakukan Komunikasi Bisnis yang Baik dan Benar?
Komunikasi yang baik merupakan salah satu elemen penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Untuk bisa meningkatkan produktivitas dan efisiensi, berikut ini adalah beberapa prinsip dalam komunikasi bisnis yang dapat diterapkan oleh perusahaan:
Berkomunikasi dengan Jelas dan Terbuka
Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang jelas dan terbuka. Kejelasan dan berkomunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan pilihan kata yang tidak ambigu serta selalu menyertakan konteks.
Selain itu, penting juga untuk mengetahui siapa lawan bicara atau audiens yang akan menerima pesan. Selain berkomunikasi dengan jelas, komunikasi yang terbuka dan disertai dengan gestur nonverbal yang positif juga penting untuk menghindari kesalahpahaman.
Aktif Mendengarkan dan Memperhatikan
Komunikasi adalah kegiatan dua arah, artinya penerima pesan juga harus mendengarkan dan menyimak informasi yang didapat. Sebagai lawan bicara, penting untuk bisa mencerna informasi yang didapat dan mengonfirmasi pemahaman agar tidak terjadi miskomunikasi.
Gunakan Teknologi yang Tepat
Di era digital, penggunaan teknologi dalam komunikasi di perusahaan telah menjadi pilihan utama. Penggunaan teknologi seperti UCaaS (Unified Communication as a Service) dan platform digital lainnya dapat memudahkan proses komunikasi antara berbagai pihak.
Teknologi juga dapat membantu berbagai keperluan perusahaan dalam berkomunikasi. UCaaS dapat memfasilitasi berbagai fitur seperti VoIP (Voice over Internet Protocol), video conference, web conference, personal messaging, hingga group chat.
Optimalkan Komunikasi Bisnis Perusahaan dengan Solusi dari Phintraco Technology
Sistem komunikasi terpadu atau unified communications merupakan solusi bagi perusahaan untuk mengoptimalkan efisiensi dan produktivitas perusahaan. Layanan UCaaS yang berbasis cloud dapat mempermudah dan membuat komunikasi dalam perusahaan berjalan dengan lancar.
Sebagai perusahaan yang memiliki spesialisasi di bidang infrastruktur IT, Phintraco Technology bisa menjadi pilihan untuk perusahaan Anda. Phintraco Technology menyediakan layanan unified communications serta berbagai solusi teknologi lainya yang telah terbukti selama lebih dari 20 tahun.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang layanan unified communications dari Phintraco Technology? Hubungi marketing@phintraco.com.
Editor: Cardila Ladini
UCaaS: Solusi Efisien Optimalkan Komunikasi Bisnis
Komunikasi yang efisien dan efektif menjadi kunci utama kesuksesan sebuah perusahaan di era digital yang berkembang pesat. Ditambah lagi kondisi pasca pandemi membuat banyak perusahaan mulai menerapkan sistem kerja WFH (Work From Home) atau WFA (Work From Anywhere). Komunikasi yang efisien antar divisi sangat diperlukan agar kolaborasi bisa berjalan dengan lancar di mana pun dan kapan pun. Solusi yang dapat digunakan perusahaan untuk menjawab tantangan tersebut adalah sistem UCaaS.
Berdasarkan survei Gartner pada tahun 2020, terdapat sekitar 82% responden dari perusahaan-perusahaan yang berniat untuk menerapkan remote working untuk sebagian waktu. Sementara itu, terdapat sekitar 47% responden yang berniat untuk menerapkan sistem remote working secara full time.
Lalu apa itu UCaaS, komponen, serta manfaatnya untuk perusahaan? Simak artikel berikut ini!
Apa itu UCaaS?
UCaaS adalah singkatan dari Unified Communication as a Service. Teknologi ini adalah sistem komunikasi terpadu yang dapat mendukung banyak sistem komunikasi yang biasa dilakukan oleh perusahaan.
UCaaS merupakan sistem komunikasi berbasis cloud yang dapat menawarkan fitur-fitur praktis dan lengkap serta dapat digunakan di mana saja.
Apa Saja Komponen dalam UCaaS?
Salah satu karakteristik UCaaS adalah memiliki banyak sistem komunikasi yang diintegrasikan ke dalam satu platform. Fitur-fitur dan komponen tersebutlah yang membuat UCaaS kini menjadi pilihan untuk meningkatkan efisiensi komunikasi bisnis. Berikut ini adalah komponen-komponen dalam UCaaS:
VoIP (Voice over Internet Protocol)
Voice over Internet Protocol adalah layanan yang mentransmisikan suara melalui protokol internet. Layanan ini sering juga disebut sebagai voice call. Transmisi suara lewat protokol internet ini memungkinkan panggilan suara yang jauh lebih jernih dan terjangkau.
Cara kerja layanan ini adalah dengan mengubah suara menjadi paket data yang dikirim melalui jaringan IP dengan teknologi packet-switching. Hal ini memungkinkan integrasi dengan aplikasi UCaaS lainnya menjadi lebih mudah.
Video Conferencing
Video Conferencing adalah layanan yang memungkinkan melakukan panggilan dalam bentuk video untuk pertemuan virtual. Selain pertemuan virtual, layanan ini juga mencakup fitur-fitur lain seperti share screen, catatan bersama, hingga polling.
Instant Messaging & Presence Technology
Instant Messaging adalah layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengirim dan bertukar pesan instan. Sementara itu, Presence Technology adalah layanan yang memberikan informasi tentang availability dan status pengguna.
Kedua layanan tersebut dapat membantu jalannya komunikasi antar pengguna sekaligus memudahkan pemantauan saat bekerja.
Unified Messaging
Unified Messaging adalah layanan yang mengintegrasikan berbagai jenis pesan, seperti suara, email, hingga faksimile ke dalam satu inbox yang dapat diakses dari berbagai perangkat. Dengan layanan ini, pengguna hanya perlu membuka satu inbox untuk segala jenis pesan yang masuk dari perangkat mana pun.
Web Conferencing
Web Conferencing adalah layanan yang memungkinkan pengguna untuk melakukan pertemuan dan kolaborasi. Kolaborasi tersebut dilakukan melalui web dan di dalamnya sudah termasuk fitur video, audio, share screen, dan diskusi online.
Layanan ini lebih fokus pada fitur kolaborasi langsung melalui web browser. Hal ini memberikan pertemuan virtual yang lebih fleksibel tanpa bergantung pada software khusus.
Collaboration Tools
Collaboration Tools adalah layanan yang memungkinkan para pengguna berbagi dokumen, file, serta informasi lainnya. Layanan ini juga memungkinkan para pengguna untuk bisa bekerja sama dalam sebuah proyek, mengedit dokumen bersamaan, serta memberi feedback secara langsung. Selain itu terdapat juga fitur lain yang bisa diintegrasikan seperti pengaturan tugas dan kalender.
Mobile Integration
Mobile Integration memungkinkan pengguna untuk mengakses seluruh layanan dan fitur dalam UCaaS lewat perangkat seluler. Hal ini akan meningkatkan fleksibilitas dan produktivitas perusahaan, terutama untuk karyawan yang bekerja secara remote.
APIs (Application Programming Interfaces)
APIs atau Application Programming Interfaces adalah layanan yang memungkinkan pengguna mengintegrasikan UCaaS dengan aplikasi lain. Layanan ini membuat pengguna dapat melakukan kustomisasi dan integrasi dengan fitur yang dibutuhkan.
Apa Bedanya UCaaS dan VoIP?
Perbedaan utama antara UCaaS dan VoIP adalah lingkup layanan yang disediakan. Seperti yang telah dijabarkan pada bagian komponen, VoIP merupakan salah satu komponen atau layanan yang disediakan oleh UCaaS.
UCaaS mengintegrasikan komponen atau layanan-layanan komunikasi lain ke dalam satu platform terpadu, sementara VoIP adalah layanan transmisi suara yang tersedia di dalam UCaaS.
Apa Saja Manfaat UCaaS untuk Perusahaan?
UCaaS menawarkan berbagai macam layanan dan integrasi sistem komunikasi yang praktis. Perusahaan dapat menggunakan UCaaS untuk meningkatkan efisiensi komunikasi bisnis. Selain itu, UCaaS juga memiliki beberapa manfaat lain, yaitu:
Komunikasi Bisnis Lebih Efisien
Sistem komunikasi dan layanan-layanan yang terintegrasi ke dalam satu aplikasi akan membuat semua kegiatan kerja dan kolaborasi menjadi praktis dan efisien.
Menghemat Biaya Aplikasi
Perusahaan juga dapat menghemat biaya langganan atau maintenance aplikasi dalam jumlah banyak karena teknologi ini mengintegrasikan semua kebutuhan ke dalam satu platform.
Meningkatkan Fleksibilitas
Perusahaan yang menerapkan sistem remote working dapat menggunakan UCaaS agar komunikasi jarak jauh antar karyawan tetap berjalan dengan lancar.
Integrasi Aplikasi Lebih Mudah
Dengan APIs (Application Programming Interfaces), perusahaan bisa mengintegrasikan UCaaS dengan aplikasi bisnis lainnya seperti email, kalender, atau suite kantor.
Tingkatkan Efisiensi Komunikasi Perusahaan Anda dengan UCaaS
Anda dapat meningkatkan efisiensi komunikasi bisnis di perusahaan Anda dengan Unified Communication as a Service, terutama untuk sistem kerja remote. Pastikan Anda memilih partner dan provider yang terpercaya dan berpengalaman.
Phintraco Technology adalah salah satu anak perusahaan Phintraco Group yang bergerak di bidang infrastruktur IT dengan pengalaman tinggi. Phintraco Technology menawarkan solusi Unified Communications untuk perusahaan Anda.
Ingin tahu lebih lanjut tentang solusi Unified Communications dari Phintraco Technology? Hubungi marketing@phintraco.com.
Editor: Cardila Ladini
Customer Engagement: Kunci Membangun Loyalitas Pelanggan
Loyalitas pelanggan atau customer loyalty merupakan salah satu aspek penting yang menentukan keberhasilan dan keberlangsungan bisnis. Oleh karena itu, perusahaan harus bisa memberikan pelayanan dan interaksi kepada pelanggan untuk meningkatkan keterlibatan pelanggan atau customer engagement.
Customer engagement bisa membuat pelanggan lebih berinteraksi dan mengasosiasikan diri kepada produk atau layanan perusahaan. Optimalisasi customer engagement bisa menjadi pilihan bagi perusahaan untuk menjalankan strategi tersebut dengan baik. Artikel ini akan membahas dengan lengkap tentang definisi, tujuan, manfaat, serta cara meningkatkan customer engagement.
Apa itu Customer Engagement?
Customer engagement adalah tingkat interaksi yang dilakukan secara langsung dan tidak langsung oleh pelanggan dengan perusahaan atau brand dalam jangka waktu panjang. Interaksi di sini mencakup kegiatan apa pun yang dilakukan customer baik itu sebelum, saat, maupun sesudah melakukan transaksi. Interaksi ini juga tidak terbatas pada perangkat tertentu saja, keterlibatan pelanggan bisa terjadi lewat telepon, online, atau tatap muka.
Meskipun sering dianggap sama, customer engagement berbeda dengan customer experience. Customer experience hanya merujuk kepada pengalaman pelanggan dalam waktu singkat. Di sisi lain, customer engagement memiliki karakteristik proaktif, yaitu perusahaan melakukan interaksi kepada pelanggan tanpa harus menunggu pelanggan melakukan interaksi terlebih dulu.
Apa Tujuan dari Customer Engagement?
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, keterlibatan pelanggan adalah bentuk inisiatif perusahaan atau brand untuk berinteraksi dengan pelanggan. Keterlibatan pelanggan merupakan sarana bagi perusahaan untuk bisa memenangkan hati pelanggan dan menjaga kesetiaan pelanggan.
Tujuan utama dari keterlibatan pelanggan adalah membangun hubungan kuat antara perusahaan dengan pelanggan. Interaksi positif yang berkelanjutan dapat menciptakan atau meningkatkan loyalitas pelanggan dan nantinya akan meningkatkan retensi pelanggan (customer retention).
Perusahaan atau brand yang memiliki basis pelanggan setia akan lebih mudah bertahan melewati masalah-masalah dalam pertumbuhan bisnis atau pasar. Selain itu, customer engagement juga bertujuan untuk meningkatkan customer experience dengan memuaskan kebutuhan pelanggan dengan cara yang berkesan.
Di tengah era persaingan bisnis yang semakin ketat, kesetiaan dan kepuasan pelanggan menjadi kunci strategis untuk perusahaan bisa membangun pondasi bisnis yang kuat. Oleh karena itu, banyak perusahaan kini terus berinovasi untuk bisa meningkatkan customer engagement.
Apa Saja 4 Pilar Customer Engagement?
Terdapat 4 pilar utama dalam customer engagement, yaitu relevance, respect, credibility, dan value. Pilar-pilar tersebut merupakan 4 bagian customer engagement yang harus dipahami betul oleh perusahaan agar bisa menciptakan interaksi positif dengan pelanggan. Berikut ini masing-masing penjelasannya.
Relevance
Relevance atau relevansi dalam konteks ini merujuk pada sejauh mana interaksi perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan harus melakukan riset mendalam untuk memahami konten, produk, atau layanan seperti apa yang benar-benar diminati pelanggannya.
Respect
Respect dalam keterlibatan pelanggan artinya perusahaan dapat menghormati privasi, waktu, dan pilihan pelanggan. Interaksi yang berlebihan dan mengganggu seperti spamming harus dihindari. Menghargai batasan privasi pelanggan dapat berperan dalam membangun kepercayaan pelanggan kepada perusahaan.
Credibility
Credibility atau kepercayaan dari pelanggan adalah hal utama yang ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu, dalam melakukan interaksi dengan pelanggan, perusahaan harus menjaga kredibilitas. Beberapa cara menjaga kredibilitas antara lain adalah memberikan informasi akurat, memenuhi janji, serta memberikan layanan yang konsisten.
Value
Value atau nilai adalah manfaat nyata yang perusahaan berikan kepada pelanggan. Nilai tersebut bisa dalam bentuk produk yang inovatif, layanan berkualitas, atau pengalaman pelanggan yang unggul. Perusahaan juga bisa menambah value dengan memberi solusi bagi masalah dan kebutuhan pelanggan.
Apa Saja Manfaat Customer Engagement untuk Perusahaan?
Manfaat utama dari membangun interaksi positif dengan pelanggan adalah menciptakan ikatan emosional antara pelanggan dengan perusahaan atau brand. Hal ini akan sangat menguntungkan bagi perusahaan dalam jangka panjang. Berikut ini adalah beberapa manfaat lain dari customer engagement untuk perusahaan:
Mengurangi Biaya Akuisisi Pelanggan
Perusahaan bisa lebih fokus pada pelanggan-pelanggan setia dengan menciptakan keterlibatan pelanggan yang baik. Pelanggan yang setia umumnya dapat mengurangi ketergantungan perusahaan pada strategi marketing yang mahal. Hal ini pada akhirnya dapat mengurangi biaya akuisisi pelanggan baru.
Brand Awareness
Strategi keterlibatan pelanggan yang baik dapat dengan pesat meningkatkan brand awareness perusahaan. Interaksi positif yang berkelanjutan juga dapat meningkatkan visibilitas brand di antara calon pelanggan baru dan khalayak umum.
Meningkatkan Customer Experience
Customer experience yang baik merupakan hasil dari berhasilnya strategi keterlibatan pelanggan, contoh utamanya adalah terpenuhinya aspirasi pelanggan. Perusahaan dapat meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk kebutuhan pelanggan.
Mengantisipasi Dinamika Kebutuhan Pelanggan
Perusahaan yang aktif mengoptimalisasi keterlibatan pelanggan akan bisa memahami kebutuhan dan preferensi pelanggan dengan lebih baik. Perusahaan juga dapat mengantisipasi dan mengetahui lebih cepat jika ada perubahan dalam preferensi dan kebutuhan pelanggan.
Bagaimana Cara Membangun Customer Engagement?
Berdasarkan data dari Gartner di akhir tahun 2013, diperkirakan sekitar 15% dari 1000 organisasi global telah menjalankan insiatif customer engagement. Lalu bagaimana cara membangun keterlibatan pelanggan dan apa saja yang harus dilakukan? Simak penjelasan berikut ini.
Memperkaya Interaksi dengan Pelanggan
Langkah awal yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah dengan memperkaya interaksi dengan pelanggan di berbagai platform. Perusahaan harus bisa membuat konten relevan dan menarik di masing-masing platform tersebut, baik itu media sosial, webinar, atau forum pelanggan.
Selain itu, perusahaan juga harus memiliki layanan pelanggan atau customer service yang selalu cepat dan tanggap. Customer service yang baik adalah yang dapat merespons pertanyaan, masukan, dan keluhan pelanggan.
Pengalaman yang Lebih Personal dan Seamless
Pengalaman pelanggan yang lebih personal dan seamless adalah nilai tambah bagi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan bisa memanfaatkan data pelanggan untuk menyajikan konten yang sesuai dengan perilaku dan preferensi pelanggan.
Riset terhadap preferensi dan perilaku pelanggan bisa dilakukan dengan sistem pelacakan dan analisis data. Optimalisasi teknologi untuk strategi keterlibatan pelanggan merupakan langkah penting untuk menjamin keberhasilannya.
Mempelajari Perubahan Tren
Pelanggan dan pasar bergerak sangat dinamis dan seringkali berubah mengikuti tren tertentu. Perusahaan sebagai penyedia produk atau layanan harus selalu memantau dan mempelajari perubahan tren di kalangan pelanggan tersebut. Sama halnya dengan preferensi pelanggan, perubahan tren juga dapat dipantau dengan optimalisasi teknologi yang ada.
Melalui analisis data pelanggan, perusahaan dapat mengoptimalkan strategi customer engagement untuk menjadi lebih tepat dan akurat. Mengikuti tren dan kebutuhan konsumen juga penting bagi perusahaan untuk menjaga relevansi di tengah perkembangan zaman dan teknologi.
Tingkatkan Interaksi Pelanggan Perusahaan Anda dengan Customer Engagement Optimization
Penggunaan teknologi untuk mendukung proses keterlibatan pelanggan merupakan solusi yang disebut juga Customer Engagement Optimization. Solusi ini menawarkan berbagai pengembangan dari segi teknologi yang dapat mempermudah proses interaksi dengan pelanggan serta menganalisis data yang diperlukan.
Phintraco Technology merupakan penyedia solusi dan layanan ICT yang telah berpengalaman dan didukung oleh tim IT bersertifikat serta layanan pelanggan 24/7. Phintraco Technology menyediakan solusi Customer Engagement Optimization yang dapat mempermudah interaksi perusahaan Anda dengan pelanggan.
Hubungi email marketing@phintraco.com untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi Customer Engagement Optimization dari Phintraco Technology.
Editor: Cardila Ladini